Datenschutzerklärung
Allgemeine Hinweise zum Umgang mit Ihren Daten
Consilium Agilis nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Es ist ein Teil unseres Dienstleistungsangebots, dass personenbezogene Daten von Ihnen erhoben, verarbeitet und genutzt werden, da es unser Ziel ist, nutzerfreundliche und kundenbezogene Services anzubieten. Die nachfolgenden Hinweise beschreiben, welche Informationen wir von Ihnen erheben und wie wir damit umgehen.
Welche Daten werden gesammelt?
Grundsätzlich können Sie unsere Websites besuchen, ohne uns Ihre personenbezogenen Daten mitzuteilen. Bestimmte Services auf unseren Websites erfordern aber eine Registrierung, bei der wir von Ihnen Angaben wie z. B. Name und E-Mail-Adresse abfragen. Diese Daten bezeichnet man als Bestandsdaten.
Wo immer möglich, geben wir Ihnen Gelegenheit, frei zu entscheiden, ob Sie uns Ihre Daten mitteilen wollen. Teilweise werden Daten aber auch automatisiert erhoben. So übermittelt uns ihr Computer automatisch Informationen wie IP-Adresse, Browser-Typ oder Zugriffszeiten, wenn Sie unsere Websites benutzen. Diese Daten bezeichnet man als Nutzungsdaten.
Jira Service Management / Jira Service Desk und Confluence
Zur Bearbeitung von Support-, Service- und Kontaktanfragen nutzen wir ein selbst betriebenes Ticket-System auf Basis von Jira Service Management bzw. Jira Service Desk sowie eine selbst betriebene Confluence-Instanz als Wissensdatenbank. Es handelt sich hierbei nicht um die Atlassian-Cloud.
Wenn Sie uns über das Serviceportal, per E-Mail oder auf anderem Weg eine Anfrage senden, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Inhalt der Anfrage, Kommunikationsverlauf, Anhänge sowie technische Protokolldaten. Die Verarbeitung erfolgt zur Entgegennahme, Bearbeitung, Dokumentation und Beantwortung Ihrer Anfrage sowie zur Erfüllung vertraglicher Support- und Servicepflichten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage im Zusammenhang mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen steht. In allen übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer geordneten und nachvollziehbaren Bearbeitung von Service- und Supportanfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Das Ticket-System und die Confluence-Wissensdatenbank werden von uns selbst betrieben. Ein externer Hosting-Dienstleister für diese Systeme wird nicht eingesetzt. Zugriff auf die Daten erhalten nur diejenigen Personen, die diese zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder zur technischen Administration benötigen. Eine Übermittlung von Ticketinhalten an Atlassian erfolgt im regulären Betrieb nicht. Sollte im Einzelfall Herstellersupport erforderlich sein, werden personenbezogene Daten nur übermittelt, soweit dies zur Fehleranalyse erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.
Die Daten werden gespeichert, solange dies für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, für Anschlussfragen, zur Vertragserfüllung, zur Dokumentation unserer Leistungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Verantwortliche Stelle:
Plankl Georg / Consilium Agilis
E-Mail: service@consilium-agilis.de
Ihre Betroffenenrechte
Unter den angegebenen Kontaktdaten können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben:
- Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung,
- Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten,
- Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten,
- Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen,
- Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns und
- Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben.
Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Ihre zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland Ihres Wohnsitzes, Ihrer Arbeit oder der mutmaßlichen Verletzung. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.
Zwecke der Datenverarbeitung durch die verantwortliche Stelle und Dritte
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den genannten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:
- Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
- die Verarbeitung zur Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist,
- die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist,
die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben.
Registrierung auf unserer Webseite
Bei der Registrierung von unseren personalisierten Leistungen (z.B.: Service Desk) durch Angabe Ihrer E-Mailadresse können Sie zusätzliche personenbezogene Daten wie Name, Anschrift, Kontakt- und Kommunikationsdaten wie Telefonnummer freiwillig angeben. Sind Sie bei uns registriert, können Sie auf Inhalte und Leistungen zugreifen, die wir nur registrierten Nutzern anbieten. Angemeldete Nutzer haben zudem die Möglichkeit, bei Bedarf die bei Registrierung angegebenen Daten jederzeit zu ändern oder zu löschen. Selbstverständlich erteilen wir Ihnen darüber hinaus jederzeit Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten. Gerne berichtigen bzw. löschen wir diese auch auf Ihren Wunsch, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Zur Kontaktaufnahme in diesem Zusammenhang nutzen Sie bitte die am Ende dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten.
SSL-Verschlüsselung
Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.
Kontaktaufnahme per E-Mail und über Servicedienste
Treten Sie bzgl. Fragen jeglicher Art per E-Mail oder über unser Service Desk mit uns in Kontakt, erteilen Sie uns zum Zwecke der Kontaktaufnahme Ihre freiwillige Einwilligung. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben. Die Angabe weiterer Daten ist optional. Die von Ihnen gemachten Angaben werden zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Nach Erledigung der von Ihnen gestellten Anfrage werden personenbezogene Daten automatisch gelöscht.
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
Korrespondenz, Anliegen, Serviceportale und sonstige Geschäftspost
Wenn Sie uns per Post, E-Mail, über ein Serviceportal, ein Service-Desk-System oder auf anderem Weg Korrespondenz, Nachrichten, Tickets oder sonstige Anliegen übermitteln, verarbeiten wir die dabei übermittelten personenbezogenen Daten zunächst nur soweit dies technisch oder organisatorisch erforderlich ist, um die Übermittlung entgegenzunehmen, zuzuordnen und festzustellen, ob es sich um ein von uns regulär zu bearbeitendes Anliegen oder um sonstige nicht angeforderte Kommunikation handelt. Dies kann insbesondere Absender- und Kontaktdaten, Meta- und Versanddaten, technische Protokolldaten sowie die von Ihnen übermittelten Inhalte und Anhänge umfassen. Die technische Möglichkeit, über einen unserer Dienste eine Nachricht oder ein Ticket einzureichen, begründet für sich allein keinen Anspruch auf Sichtung, Bearbeitung oder Beantwortung.
Regulär bearbeitet werden personenbezogene Daten aus Korrespondenz und Anliegen bestehender Kunden und Vertragspartner, soweit die zugrunde liegende Vertrags- oder Geschäftsbeziehung aus unserem eigenen Leistungsangebot resultiert, aus Anfragen zu unseren eigenen Leistungen, Angeboten und Vertragsanbahnungen sowie aus hoheitlicher oder amtlicher Korrespondenz. Die Verarbeitung erfolgt, soweit erforderlich, zur Bearbeitung und Dokumentation des jeweiligen Anliegens, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder Erfüllung eines Vertrags, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie zur geordneten und sicheren Abwicklung unserer Geschäftskommunikation. Rechtsgrundlagen sind je nach Fall Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Diese Regelung gilt auch für Nachrichten und Anliegen, die über unsere Serviceportale, Service-Desk-Systeme oder sonstigen Servicedienste, insbesondere über Jira Service Management / Jira Service Desk, übermittelt werden. Soweit dort Daten im Zusammenhang mit bestehenden Support- oder Serviceverhältnissen verarbeitet werden, gelten ergänzend die vorstehenden Angaben zu Jira Service Management / Jira Service Desk und Confluence.
Sonstige nicht angeforderte Informations-, Werbe-, Vertriebs-, Akquise- und Geschäftspost sowie entsprechende E-Mails, Nachrichten, Tickets oder sonstige Anliegen werden grundsätzlich nicht weiterbearbeitet und können nach der für Zuordnung und technische Abwicklung erforderlichen Verarbeitung zurückgewiesen, gelöscht oder bei Papierpost entsorgt werden. Soweit hierfür personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in der Begrenzung nicht angeforderter geschäftlicher Kommunikation, dem Schutz unserer Kommunikations- und Servicekanäle sowie einem effizienten Geschäftsbetrieb.
Sofern ein entgeltlicher Post- und Kontaktservice wirksam vereinbart oder beauftragt wurde, verarbeiten wir die für die Durchführung dieses Services erforderlichen personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Preis, Leistungsumfang und Bedingungen des Vertragsschlusses werden außerhalb dieser Datenschutzerklärung geregelt.
Personenbezogene Daten aus Korrespondenz und Anliegen speichern wir nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck, zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Gesetzliche Vorschriften über Zugang, Zustellung und Fristen bleiben unberührt.